Een incassobureau inschakelen is voor veel ondernemers een stap in het ongewis. Want, wat doet een incassobureau nou? En hoe gaat een incassobureau met jouw klant om? En binnen welke termijn is het redelijk een incassobureau in te schakelen? Wij leggen het je graag uit in ons blog.
Het incassobureau
Ons inziens moet een incassobureau gezien worden als een verlengstuk van uw onderneming. Omzet is immers pas omzet zodra deze betaald wordt, een incassobureau kan jou hierbij helpen. Vaak worden er verschillende communicatiekanalen- en technieken gebruikt. Hiermee wordt geprobeerd zo snel mogelijk een eerste contactmoment te verkrijgen met jouw klant. Dit is erg belangrijk, omdat op die manier snel tot de kern kan worden gekomen wat de reden is dat betaling is uitgebleven.
Veel incassobureaus sturen nog steeds enkel brieven en e-mails, maar dat is niet meer van deze tijd. Juist telefonisch contact krijgen is ons inziens enorm belangrijk. Alleen dan kan je naast de klant gaan staan, in plaats van er boven. De persoonlijke twist in een incassotraject is eigenlijk onmisbaar. Toch focussen veel grote incassobureaus zich momenteel op automatisering (bijvoorbeeld bellen met een ‘dialer’ of een voorgeprogrammeerde stem voicemails in laten spreken).
Redenen van non-betaling
Redenen dat betalingen uitblijven kunnen opgesplitst worden in twee categorieën, namelijk onwil en onmacht. Het is heel belangrijk hier snel een schifting in te kunnen maken, temeer daar beide redenen een andere aanpak verdienen.
Bij onwil is het bijvoorbeeld belangrijk om iemand mee te nemen in jouw standpunten, en deze onderbouwd te verklaren. Vaak is het zo dat zodra er een soort ‘spiegel’ voor wordt gehouden, waarbij je aan de hand van voorbeelden jouw standpunten uitlegt, er tot het besef wordt gekomen dat de verstandigste weg is om alsnog te voldoen aan de betalingsverplichting.
Bij onmacht is het juist weer heel belangrijk om het schaamtegevoel weg te nemen bij je klant, en juist samen met jouw klant op zoek te gaan naar een structurele oplossing. Iemand kan net even in een cashflowprobleem zitten waardoor precies jouw factuur even onderaan de stapel is beland.
Medewerkers van incassobureaus zijn vaak getraind dit snel te herkennen. Zij hebben immers alle ‘smoesjes’ wel al een keer gehoord, en weten precies hoe daar op te reageren, en vervolgens te anticiperen.
Maar wanneer dan ter incasso?
Een factuur heeft in de regel een betaaltermijn van 14 of 30 dagen, tenzij anders is overeengekomen. Zodra een factuur vervallen is, sturen veel bedrijven 1 of 2 herinneringen. Wettelijk is enkel een zogeheten ingebrekestelling verplicht, waarna een overdracht ter incasso mag plaatsvinden. Is jouw klant een consument? Dan zijn er aanvullende verplichtingen welke moeten worden opgenomen in de ingebrekestelling.
Wij adviseren een overdracht ter incasso zodra een factuur tussen langer dan 30 dagen vervallen is. In de tussentijd heeft jouw klant nog een hele maand na vervaldatum gehad, om alsnog zonder bijkomende kosten tot betaling over te gaan. Ook is je klant in de tussentijd (als het goed is) nog een aantal keer herinnert aan de achterstallige betaling.
Meer weten?
Meer weten over wanneer het tijd is om een factuur over te dragen aan een incassobureau? Of gewoon benieuwd wat onze werkwijze is en hoe dit van toegevoegde waarde kan zijn voor jouw onderneming? Je kan altijd vrijblijvend contact met ons opnemen voor een advies.