5 tips om tijdens de Coronacrisis uw facturen (tijdig) betaald te krijgen
Iedere ondernemer in Nederland zal – linksom of rechtsom – geraakt worden door de maatregelen welke door de overheid zijn getroffen. De horeca is dicht, evenementen mogen geen doorgang meer vinden, sportwedstrijden zijn afgelast en de bevolking is verzocht – en zal waar nodig worden gesommeerd – zoveel mogelijk binnen te blijven.
Een gevolg hiervan is dat in veel branches omzet volledig is weggevallen. Dit terwijl de kostenposten als personeel, huisvesting en verzekeringen gewoon doorbetaald moeten worden. De overheid heeft een steunpakket in het leven geroepen om bedrijven zoveel mogelijk te helpen het hoofd boven water te houden. Feit zal echter zijn dat we onvermijdelijk afstevenen op verdronken bedrijven en faillissementen.
Om ondernemers handvatten te bieden deze lastige periode door te komen, zonder dat de debiteurenposten hoog oplopen, hebben wij 5 tips opgesteld welke u moeten helpen dit te minimaliseren.
1. Doe niet(s) anders dan anders.
Schaal uw debiteurenafdeling niet af. Wij horen veel om ons heen dat debiteurenbeheer momenteel niet een hoge prioriteit heeft. Maak deze fout niet; juist nu is het belangrijk bovenop achterstallige facturen te zitten. Hoe langer er gewacht wordt met het proactief beheren van de debiteurenportefeuille, hoe groter de kans is dat bedrijven failleren of in de problemen komen qua cashflow.
2. Blijf communiceren en creëer wederzijds begrip.
Misschien het meest belangrijk van allemaal: blijf communiceren! Bel uw klant op zodra een factuur vervallen is en informeer naar de achterliggende reden waarom betaling is uitgebleven. Probeer afspraken te maken over de betaling en bevestig dit vervolgens via de mail, zodat je hier later op terug kunt vallen mocht het nodig blijken. Door een oplossingsgerichte instelling wordt wederzijds begrip gecreëerd; dit voorkomt dat jouw factuur onder aan de stapel komt te liggen.
3. Kan betaling niet ineens? Stuur aan op deelbetalingen.
In veel branches is de omzet geheel weggevallen en ontbreekt het aan liquiditeit om aan lopende verplichtingen te voldoen. Het eerste wat een ondernemer zal vragen in tijden van crisis, is uitstel. Ga hier echter niet blind mee akkoord; stuur aan op het treffen van een betalingsregeling, ook al is het middels ruime deeltermijnen. Zo kan er toch gestart worden met het aflossen van de achterstallige factuur en heeft u toch nog enige vorm van ‘inkomsten’, weliswaar verdeelt over een langere periode. Stuur ook telkens 2 dagen voor aanvang van een termijn een herinneringsmail, het liefst inclusief betaalverzoek. Termijn niet betaald? Bel dan uw klant weer op.
4. Uitstel? Laat de factuur schriftelijk erkennen.
Indien een betalingsregeling niet mogelijk is, en een uitstel onvermijdelijk blijkt, laat uw factuur altijd schriftelijk erkennen. Stel tevens een moment vast waarop er een contactmoment is waarin de situatie opnieuw besproken kan worden. Dit voorkomt dat uw klant op latere termijn nog terug kan komen op zijn betalingsverplichting. Een e-mail waarin uw klant aangeeft uitstel te willen van de betaling van factuur XX, is een rechtsgeldige erkenning van uw factuur. Reageer vervolgens met het akkoord, en benoem daarbij tevens de datum waarop het contactmoment gaat plaatsvinden.
5. Draag tijdig over aan incassobureau.
Als laatst, weet wanneer de maat vol is. Indien alle vorige tips nog niet tot een algehele betaling of betalingsafspraak heeft geleid, is het wellicht goed de achterstallige factuur uit handen te geven aan een betrouwbare incassopartner. Hoewel dit waarschijnlijk als onheus aanvoelt in deze tijd, moet ook beseft worden dat uw dienst of product wel geleverd is en dat daar een betalingsverplichting uit voort is gevloeid. Daarnaast heeft uw klant klaarblijkelijk geen begrip voor het feit dat u waarschijnlijk in dezelfde situatie verkeerd. Uw crediteuren moeten immers ook gewoon tijdig betaald worden.
Gisteren deden wij reeds de kwaliteitsbelofte uw klanten met de grootste zorg en op een vriendelijke wijze te benaderen. Daarnaast houden wij vanzelfsprekend rekening met de uitzonderlijke situatie waar Nederland – maar ook de rest van de wereld – zich momenteel in bevindt.
Wilt u advies inwinnen of twijfel u over het ter incasso aanbieden van een factuur? Neem dan vrijblijvend contact op. Wij helpen u graag.