Het minnelijke incassotraject
Veel ondernemers zijn bekend met dit probleem: een klant betaalt een rekening niet op tijd en reageert vervolgens niet meer op betalingsherinneringen en telefonische pogingen. U staat voor een dilemma, want hoe gaat u nu dat geld waar u zo hard voor gewerkt hebt alsnog binnen krijgen?
Een minnelijk incassotraject kan hierin uitkomst bieden. Maar hoe gaat dat nou in zijn werk? En wat doet het incassobureau eigenlijk gedurende het minnelijke incassotraject? Hoe wordt uw debiteur benaderd en wat zijn de gevolgen indien er alsnog niet betaald wordt? In dit blog geven wij u graag de nodige uitleg.
Start van het incassotraject
Indien u bij ons een incassovordering indient vóór 15.00 uur ’s middags ondernemen wij diezelfde dag nog actie. Het traject start altijd met een brief en een e-mail waarin de toon nog uitermate vriendelijk is. We informeren uw debiteur over onze interventie, maken inzichtelijk wat er exact open staat en vragen vriendelijk om binnen 7 dagen over te gaan tot betaling.
De volgende dag (mits werkdag) proberen wij altijd telefonisch contact op te nemen, en wel om twee redenen. Allereerst om te vragen of onze brief en e-mail goed ontvangen zijn of dat men wellicht vragen heeft over de inhoud. Tot slot proberen wij altijd een betaalafspraak te maken met uw debiteur; dit kan in de vorm van een toezegging, maar bijvoorbeeld ook een betalingsregeling indien betaling niet ineens kan geschieden.
Vervolg bij non-betaling
Het kan voorkomen dat wij uw debiteur niet gelijk kunnen bereiken of dat er nog een discussie gaande is over de juistheid van de vordering. Wij kijken op dat moment altijd naar de juiste manier van opvolging. Het verschil ten opzichte van andere (grotere) incassobureaus is dat wij zelf bepalen wat onze volgende actie wordt in plaats van dat het door een systeem wordt aangegeven. Zo houden wij altijd een menselijke vinger aan de pols.
Zodra er discussie ontstaat over de juistheid van de vordering zullen wij uw debiteur vragen een schriftelijk verweer in te dienen, welke wij vervolgens met u bespreken. Indien het verweer niet is gebaseerd op juridisch onderbouwde argumenten dan zullen wij deze voor u weerleggen en vervolgens het incassotraject hervatten.
Het incassotraject hervatten gebeurt middels verschillende brieven, e-mails, telefonische pogingen, WhatsApp-berichten en meer. De toon in de communicatie bouwt zich op van vriendelijk naar dwingend. Ons uiteindelijke doel is te allen tijde uw debiteur te bewegen tot betaling van de gehele vordering.
Voldoet uw debiteur uiteindelijk echt niet, ondanks onze weerleggingen en/of sommaties? Dan kan er altijd nog gekeken naar het starten van een gerechtelijke procedure. Echter, alvorens wij deze procedure aan u zullen adviseren doen wij eerst grondig onderzoek naar de slagingskans. Dit zodat u een weloverwogen beslissing kunt maken over de kosten en risico’s.
Vervolg bij betaling
In het geval iemand de vordering voldoet in het minnelijke incassotraject dan zijn daar voor u als klant geen enkele vorm van kosten aan verbonden. Omdat uw debiteur ook de geheven rente en incassokosten aan ons betaalt, kunnen wij daarmee onze kosten volledig afdekken. Zo is de door ons verleende dienst volledig gratis voor u.
Overige mogelijkheden
Gedurende het minnelijke incassotraject zijn er ook aanvullende (betaalde) werkzaamheden welke wij voor u kunnen uitvoeren. Eén daarvan is bijvoorbeeld het huisbezoek. Tijdens dit bezoek gaan wij onaangekondigd langs bij uw debiteur om op locatie te proberen de betaling te verkrijgen. Indien wij niemand treffen dan zullen wij een situatierapport opstellen en tevens kijken naar eventuele beslagmogelijkheden aldaar.
Conclusie
Boek een factuur nooit zomaar af of laat hem in het stof liggen op de plank. Een minnelijk incassotraject is op basis van ‘No Cure No Pay’, ons inschakelen kost u derhalve niets.