Klanten die te laat, of zelfs helemaal niet betalen. Het is een veel voorkomend probleem in het bedrijfsleven. Onlangs schreven wij al dat ruim 90% van de bedrijven in Nederland wel eens te maken krijgt met klanten die de betalingsverplichting niet nakomen. Daarnaast wordt één derde van de in Nederland verstuurde facturen te laat betaald.
In ons blog nemen wij u graag aan de hand van 10 tips mee in de mogelijkheden om uw klanten sneller te laten betalen, maar ook om op voorhand al risico’s uit te sluiten.
1. Kredietcheck
Zeker bij opdrachten of diensten waar grotere bedragen gemoeid zijn is het goed om een kredietcheck uit te (laten) voeren. Historische balansen, winst- en verliesrekeningen en bijvoorbeeld (on)roerende bezittingen kunnen op voorhand een goed beeld geven van de financiële positie van een onderneming.
2. Alles zwart op wit
Ieder bedrijf doet er goed aan om, voordat er zaken gedaan worden met een andere onderneming, zwart op wit te laten zetten welk product of welke dienst geleverd gaat worden, én tegen welk tarief dit geschied. Spreek ook levertermijnen af en laat vastleggen wat de gevolgen zijn indien één van de partijen een verplichting niet nakomt.
3. Factureren en betaaltermijnen
Spreek vooraf af wat het moment wordt waarop er gefactureerd gaat worden, en wat de daarbij gehanteerde betaaltermijn is. Indien u producten levert dan is het verstandig, zeker bij nieuwe klanten en hogere orderbedragen, bijvoorbeeld de helft vooraf te laten betalen. Ook belangrijk is dat de factuur overeenkomt met de offerte.
4. Wijze van factureren
Uit een recent onderzoek bleek dat nog steeds 60% van de ZZP & MKB-bedrijven in Nederland factureert per post. Anno 2019 is elektronisch factureren echt veel verstandiger. Naast dat je een verzendbewijs hebt van je factuur, kan je bijvoorbeeld ook een iDeal-link mee sturen om de betaling direct te verrichten. Daarnaast heb je tegenwoordig talloze, realiteit goedkope, softwareoplossingen hiervoor.
5. Blijf communiceren
In het geval een klant te laat betaald, is het allerbelangrijkste in contact te blijven met elkaar. Neem eens telefonisch contact op om te vragen waarom er nog niet betaald is, misschien kan het wel direct geregeld worden. Veel ondernemers vinden het moeilijk om een klant te attenderen op een openstaande factuur, omdat ze de klantrelatie willen beschermen. Maar onthoud, de klant is u geld verschuldigd. Schroom dus nooit daarover te bellen.
6. Stel uw klant in gebreke
Nadat een factuur is vervallen, is uw klant wettelijk gezien in verzuim. Wij adviseren onze klanten áltijd minimaal één betaalherinnering te sturen, alvorens definitief in gebreke te stellen. Blijf tussendoor ook intensief contact zoeken met uw klant. Hiermee heeft u uw klant voldoende ruimte geboden om alsnog te betalen en dit rechtvaardigt de inzet van een incassobureau.
7. Laat uw vordering erkennen
Indien uw klant wegens onmacht niet kan betalen momenteel, maar u belooft binnen een bepaald tijdsbestek alsnog te voldoen, is het altijd goed uw vordering te laten erkennen. Dit voorkomt dat uw klant op latere termijn nog terug kan komen op zijn betalingsverplichting. Een e-mail waarin uw klant aangeeft factuur XX te gaan betalen op datum XX, is een rechtsgeldige erkenning van uw vordering. Laat het dus altijd schriftelijk door uw klant bevestigen.
8. Grote bedrijven
De ervaring leert helaas dat grote bedrijven de slechtste betalers zijn. Vaak heeft een groot bedrijf levervoorwaarden laten opstellen. Deze zijn voornamelijk bedoelt om hunzelf in te dekken en hun cashflow zekerheid te bieden, maar kunnen nadelig zijn voor u. Probeer met grote bedrijven dus extra duidelijke afspraken te maken over uw betaaltermijnen en laat hen bevestigen dat zij voor u afwijken van hun levervoorwaarden.
9. Financiële buffer
Helaas komt het voor dat, ondanks onze voorgaande tips, een betaling simpelweg niet te verkrijgen is. Denk hierbij aan insolventie en faillissementen. Belangrijk is om hier dus een financiële buffer voor te hebben, zodat u dit op kunt vangen. Hiermee beschermt u de continuïteit van uw eigen onderneming.
10. Opvolging door incassobureau
En als laatst, weet wanneer de maat vol is. Nadat u de stappen uit tip 8 heeft gevolgd, wordt het echt tijd voor opvolging door een incassobureau. Vraag in uw netwerk naar ervaringen met incassobureaus, kijk goed naar de werkwijze en zorg dat deze bij u past, en pas op voor de zogeheten cowboys in de markt.